會展項目管理案例
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　　一、案例說明

　　根據(jù)以上針對項目管理的介紹及會展活動特性的分析,，可以通過以下的整合案例，對項目管理及會展活動的結(jié)合進(jìn)行更深人的理解,。在這里,，假設(shè)要進(jìn)行的項目是一個包含開幕式、國際會議,、展覽與閉幕式的大型國際會展活動,，其目的是邀請這個領(lǐng)域的國際知名人士前來參加開幕式、國際會議及閉幕式,，展覽的目的則是希望通過展覽活動將這個領(lǐng)域的研究成果,、應(yīng)用方式及未來趨勢介紹給主辦城市的居民，從而擴(kuò)大這些研究的效果與實(shí)用性,。為了讓這個會展活動順利舉行并圓滿達(dá)成各項目標(biāo),，該城市的市長希望由該城市的一所大學(xué)的校長擔(dān)任組織委員會的主席，同時要求政府,、公安,、交通等各單位的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任委員.協(xié)助組委會主席進(jìn)行規(guī)劃與執(zhí)行的工作。由于受邀前來的嘉賓除我國部級領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)者院士包含外國政要.因此安全問題必須特別重視,。

　　接受這項任務(wù)之后.該大學(xué)的校長立刻召開第一次籌備會議,。經(jīng)過協(xié)商與決議，會議必須建立一個以任務(wù)為導(dǎo)向的項目管理團(tuán)隊,，以確保項目能夠達(dá)成預(yù)定的目標(biāo),。根據(jù)IPECC的項目劃分方式.整個過程可以劃分如下:

　　第一，起始階段,。

　　本階段的主要任務(wù)是定義項目需求,、界定預(yù)期的進(jìn)度與目標(biāo)、開始組織項目團(tuán)隊,。換言之,，起始階段的目標(biāo)就是將總目標(biāo)劃分為各個不同的子目標(biāo)。通常這些子目標(biāo)會以問題的方式提出,。作為規(guī)劃階段的規(guī)劃依據(jù),。本案中，分割出的子目標(biāo)簡述如下:

　　1,，活動何時舉行?

　　(2)活動由誰主持?

　　(3)預(yù)計邀請哪些嘉賓?

　　(4)開幕式的形式?(封閉式,、半開放式、開放式)(5)預(yù)計多少人參觀展覽?收費(fèi)還是不收費(fèi)?

　　(6)展覽的舉行方式?

　　(7)接待方式與等級?

　　(8)如何落實(shí)安全維護(hù)?

　　(9)需不需要交通管制?

　　(10)需要多少人員?

　　(11)可以動用多少人員?

　　(12)是否可以取得外部資

　　(13)經(jīng)費(fèi)預(yù)算粗估?

　　(14)各主要工作的進(jìn)行時間,、先后順序及動用的資源?

　　(15)預(yù)計達(dá)成的各項目標(biāo)?

　　會議后決定由該大學(xué)的校長助理擔(dān)任籌備委員會的主任委員,，帶領(lǐng)各相關(guān)單位的人員一起完成《活動企劃書》，時間為一個月。

　　第二,，規(guī)劃階段,。

　　本階段的主要任務(wù)是制訂發(fā)展策略、計劃執(zhí)行的各階段性目標(biāo)與規(guī)劃執(zhí)行方案,。需要明確界定所須達(dá)成的任務(wù)與達(dá)成任務(wù)的時間表.

　　并依據(jù)所需時間,、經(jīng)費(fèi)與完成日期來預(yù)估成本。根據(jù)以上的各項問題與要求,，籌備委員會將上述各項要求展開如下:

　　(1)活動于三個月后舉行,。

　　(2)活動由國務(wù)院派員李臨指導(dǎo)及致詞10分鐘，市長擔(dān)任主持人及致開幕詞10分鐘,。

　　(3)活動預(yù)計邀請美國,、英國、日本,、德國,、法國、加拿大等國的相關(guān)學(xué)者各2-3名前來參加,，國內(nèi)學(xué)者及院士約20名,，其中國外及國內(nèi)受邀學(xué)者專家各一位擔(dān)任主題演講者(Keynote Speaker)，其余分別陳述研究報告7-10分鐘,，報告完畢后,，由該校校長主持現(xiàn)場討論50分鐘，并由副市長致閉幕詞10分鐘后結(jié)束.

　　(4)開幕式的形式采用半開放式,，除了受邀嘉賓之外,，對外開放200個名額，學(xué)生和市民以事先實(shí)名制登記方式取得入場券后方可進(jìn)人參加,，登記參加的市民除現(xiàn)場討論時段外,，不得現(xiàn)場提問。

　　(5)會議后的展覽預(yù)計500人參觀,，采用免費(fèi)方式進(jìn)行,，但參觀者須填寫個人基本數(shù)據(jù)及正確聯(lián)絡(luò)方式后方可人場參觀。

　　(6)展覽的舉行方式采用靜態(tài)或動態(tài)相結(jié)合的方式,，并在室內(nèi)進(jìn)行,。

　　(7)接待方式是，為國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo),、院士,、因外政要和主題演講者提供全程商務(wù)艙機(jī)票.專車接送機(jī)服務(wù)，五星級酒店商務(wù)套間住宿及全程派遣專人照顧,。其余國外專家提供全程經(jīng)濟(jì)艙機(jī)票,，集體接送機(jī)服務(wù)、五星級酒店標(biāo)準(zhǔn)間住宿及派遣2-3名工作人員照顧.標(biāo)簽:會展項目管理案例