會(huì)議過程的構(gòu)成與管理
中大高教院小編認(rèn)為大多數(shù)人都把開會(huì)看作是一次性的事件,。認(rèn)為80%的效用都在于會(huì)議本身，而準(zhǔn)備會(huì)議和會(huì)議的收尾工作只平均占到10%就足夠了,。然而如果想要提高會(huì)議的生產(chǎn)率,，尤其是比較艱難、比較重要的會(huì)議的生產(chǎn)率,，也許應(yīng)該轉(zhuǎn)變?yōu)榱硗庖环N模式,，更強(qiáng)調(diào)會(huì)前和會(huì)后的工作。雖然主要任務(wù)還是會(huì)議本身,，但是對(duì)于重要的會(huì)議,，充分的準(zhǔn)備工作和后續(xù)工作大大提高了會(huì)議的效率。
1.會(huì)議過程的構(gòu)成 (1)會(huì)議準(zhǔn)備(40% ),。會(huì)前要與所有與會(huì)者舉行一對(duì)一討論,，向他們介紹會(huì)議目標(biāo)、討論他們的觀點(diǎn)和可能遇到的反對(duì)意見,，和他們一起分析其他與會(huì)者可能作出的反應(yīng),，他們能做什么來幫助應(yīng)付其他人，以及利用他們的協(xié)助預(yù)先向該職能部門中的重要人物通報(bào)會(huì)議的目的,。
(2)會(huì)議進(jìn)行(30% ),。其目的不是要開始討論，而是要在廣泛的準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上取得積極一致的意見,。困難在于，在開會(huì)之前必須預(yù)測到各種創(chuàng)意,，這樣,，就可以進(jìn)一步擴(kuò)展好的創(chuàng)意，阻止不好的創(chuàng)意引導(dǎo)會(huì)議偏離航向,。
(3)后續(xù)工作(30%),。同樣，如果是一個(gè)重要的會(huì)議,，你就應(yīng)該單獨(dú)與每個(gè)與會(huì)者見面,，詢問具體情況，看著他們認(rèn)為什么進(jìn)行得好,、什么進(jìn)行得不好,，問問他們是否明確地理解了決策的意圖，請求他們幫助你推動(dòng)決策的實(shí)施,，當(dāng)然還要弄清他們是否對(duì)自己在會(huì)議中的作用和會(huì)議結(jié)果感到滿意,。一個(gè)一個(gè)地和與會(huì)者見面，了解他們的反應(yīng)、建議和在推動(dòng)組織采取行動(dòng)方面能提供的幫助,，這樣做能為你省去很多麻煩,。
2.會(huì)議過程的管理 中大高教院小編認(rèn)為是指一次富有成果的會(huì)議的三個(gè)階段中應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么的基本問題。 不能把內(nèi)容和過程管理好,，會(huì)讓糟糕的過程毀掉會(huì)議的效果,。個(gè)性上的沖突或者在會(huì)議上占主導(dǎo)地位的人都可能毀掉好的創(chuàng)意。時(shí)間控制得不好會(huì)使會(huì)議任意地進(jìn)行下去,，以至于沒有時(shí)間實(shí)現(xiàn)原來的目標(biāo),。創(chuàng)意被人忽略的時(shí)候?；蛘吲c會(huì)者老是讓會(huì)議流程出軌的時(shí)候,，人們就會(huì)緘口不語，而不再做出貢獻(xiàn),。
如果由于技術(shù)原因,，如缺少信息、合適的人選不在,、特殊的設(shè)備不能運(yùn)轉(zhuǎn)等而無法完成預(yù)定內(nèi)容(你必須作出的決定),，那么當(dāng)你能夠找到所有這些必要條件時(shí)，再召集一次會(huì)議就不那么困難了,。但如果你的會(huì)議因?yàn)榕c會(huì)者相互傾軋,，因?yàn)槟承┤藶E用職權(quán)發(fā)號(hào)施令、壟斷了時(shí)間,，或者小組出于自己的目的挾持了這次會(huì)議等原因而失敗,，那么彌補(bǔ)損失就會(huì)很難。因?yàn)橐坏┤藗冋紦?jù)了某些職位,，就很難讓他們換地方,。
以上是中大高教院小編整理的會(huì)議過程的構(gòu)成與管理的學(xué)習(xí)內(nèi)容，中大高教院常年開設(shè)EMBA研修,、MBA研修,、國學(xué)研修、財(cái)務(wù)總監(jiān),、銷售總監(jiān),、人力資源總監(jiān)、女子學(xué)堂等課程,，歡迎大家進(jìn)入中大高教院首頁進(jìn)行詳細(xì)了解和咨詢,。
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1.會(huì)議過程的構(gòu)成 (1)會(huì)議準(zhǔn)備(40% ),。會(huì)前要與所有與會(huì)者舉行一對(duì)一討論,，向他們介紹會(huì)議目標(biāo)、討論他們的觀點(diǎn)和可能遇到的反對(duì)意見,，和他們一起分析其他與會(huì)者可能作出的反應(yīng),，他們能做什么來幫助應(yīng)付其他人，以及利用他們的協(xié)助預(yù)先向該職能部門中的重要人物通報(bào)會(huì)議的目的,。
(2)會(huì)議進(jìn)行(30% ),。其目的不是要開始討論，而是要在廣泛的準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上取得積極一致的意見,。困難在于，在開會(huì)之前必須預(yù)測到各種創(chuàng)意,，這樣,，就可以進(jìn)一步擴(kuò)展好的創(chuàng)意，阻止不好的創(chuàng)意引導(dǎo)會(huì)議偏離航向,。
(3)后續(xù)工作(30%),。同樣，如果是一個(gè)重要的會(huì)議,，你就應(yīng)該單獨(dú)與每個(gè)與會(huì)者見面,，詢問具體情況，看著他們認(rèn)為什么進(jìn)行得好,、什么進(jìn)行得不好,，問問他們是否明確地理解了決策的意圖，請求他們幫助你推動(dòng)決策的實(shí)施,，當(dāng)然還要弄清他們是否對(duì)自己在會(huì)議中的作用和會(huì)議結(jié)果感到滿意,。一個(gè)一個(gè)地和與會(huì)者見面，了解他們的反應(yīng)、建議和在推動(dòng)組織采取行動(dòng)方面能提供的幫助,，這樣做能為你省去很多麻煩,。
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如果由于技術(shù)原因,，如缺少信息、合適的人選不在,、特殊的設(shè)備不能運(yùn)轉(zhuǎn)等而無法完成預(yù)定內(nèi)容(你必須作出的決定),，那么當(dāng)你能夠找到所有這些必要條件時(shí)，再召集一次會(huì)議就不那么困難了,。但如果你的會(huì)議因?yàn)榕c會(huì)者相互傾軋,，因?yàn)槟承┤藶E用職權(quán)發(fā)號(hào)施令、壟斷了時(shí)間,，或者小組出于自己的目的挾持了這次會(huì)議等原因而失敗,，那么彌補(bǔ)損失就會(huì)很難。因?yàn)橐坏┤藗冋紦?jù)了某些職位,，就很難讓他們換地方,。
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